Компания "Аплана" (группа компаний "АйТи") объявляет о начале распространения с 1 июня 2006 года новой версии системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) "БОСС-Референт v.3", реализованной на платформе IBM Lotus Domino/Notes. Новая версия системы разработана специалистами «Центра документооборота и заказной разработки на платформе Lotus» компании "Аплана".

"СЭД БОСС-Референт v.3" ориентирована на потребности коммерческих структур, ФГУПов и государственных органов управления. Она обеспечивает автоматизацию процессов: а) документационного обеспечения принятия решений (включая создание проекта документа, его согласование, утверждение, ознакомление с ним и направление в архив), б) контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения, в) работы с входящей и исходящей корреспонденцией. Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта почтовой системы, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы – средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше.

"БОСС-Референт v.3" имеет графический интерфейс и реализует концепцию автоматизированного рабочего места. В продукте расширены функции согласования документов, которые нашли воплощение в модуле «Принятие решений». Система поддерживает сложные виды согласования документов (в том числе с использованием средств workflow), включая переходы по условиям, которые обеспечивают включение в маршрут согласования новых его участников при наступлении в системе определенных событий. Так, например, при подготовке договора на сумму, превышающую миллион рублей, в маршрут согласования может быть автоматически включен вице-президент организации по финансам

Система поддерживает механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий, замещений и предоставляет возможности проведения согласований документов в организациях, имеющих функционально-проектную структуру. Для каждого сотрудника можно указать перечень ролей по обработке документов (утверждающий, согласующий и т.п.), при этом пользователь может иметь разные роли в функциональном подразделении, где он работает, и проектах, в которых он участвует. Обрабатывая конкретный документ, пользователь обладает правами, соответствующими его роли в подразделении, которое указано в документе

Многие решения организаций носят типовой, повторяющийся характер. Они принимаются путем подготовки и утверждения типовых документов, каждый из которых имеет свой типовой маршрут обработки. Как показывает опыт выполнения проектов по автоматизации документооборота, во многих организациях используются сходные схемы прохождения договоров, служебных записок, приказов и распоряжений и т. д. Это послужило основанием включения в стандартную поставку системы гибких процессов, задающих правила обработки пяти видов повсеместно используемых управленческих документов: договоров, служебных записок, заявок, организационно-распорядительных документов и проектов исходящих документов

Наличие встроенных процессов обработки документов является основой для быстрой автоматизации процессов документационного обеспечения управления. По словам разработчиков системы, высокая скорость выполнения проектов достигается за счет:

• Быстрой настройки встроенных процессов без их модификации. Вариант ориентирован на предприятия, которые только начинают формировать свою культуру работы с документами
• Быстрой модификации встроенных процессов. Вариант ориентирован на организации, которые уже регламентировали свои бизнес-процессы, и эти бизнес-процессы незначительно отличаются от общепринятых
• Возможности создавать уникальные процессы обработки специфических документов, обслуживающих процессы принятия решений, из готовых «кубиков» двух видов: а) стадий обработки документов – создание, согласование, утверждение и т. д. и б) блоков маршрутов согласования. Вариант ориентирован на типы документов (компании, работающие с документами), решения по которым принимаются по специальным схемам

По мнению разработчиков, процессы обработки управленческих документов, встроенные в "СЭД БОСС-Референт v.3", позволяют быстро выполнить стандартизацию процедур документационного обеспечения управления, разработать и реализовать автоматизированные регламенты подготовки и реализации управленческих решений.

Качество бизнес-процессов напрямую зависит от качества контроля их выполнения. Поэтому в системе значительное внимание уделено реализации контрольных функций. На механизм уведомлений можно переложить действия, традиционно занимающие много времени у сотрудников, контролирующих прохождение документов в организации. Для подготовки отчетов по исполнительской дисциплине (по накапливаемым в системе данным), дополнительно поставляется генератор отчетов Report’sMan.

В системе учтены особенности процедур управленческого документооборота и делопроизводства в организациях, офисы которых находятся на значительном расстоянии друг от друга. В любой момент времени сотрудники разных офисов, работающие над проектом документа, располагают его актуальными копиями, могут просмотреть информацию, относящуюся к вопросу – сформированные в ходе согласования замечания, поручения, сопутствующие документы и др., имеют информацию о статусе документа.

Новая версия системы «БОСС-Референт» обеспечивает новый уровень отказоустойчивости системы. Версия поддерживает работу в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов – основного и резервного. В случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервный сервер.

Для повышения надежности передачи данных между территориально-удаленными офисами реализованы новые механизмы взаимодействия конфигураций системы, установленных на разных серверах. Передача словарных и справочных данных в распределенной среде выполняется средствами репликации. Данные функциональных модулей системы передаются по протоколу SSL (Secure Socket Layers – сокетному соединению). Это обеспечивает гарантированную доставку связок документов (информации, относящейся к одному вопросу), причем при низких нагрузках на каналы передачи данных.

Производительность обеспечивают: автоматический перенос отработанных документов и их копий в архивные БД, раздельное хранение карточек и файлов документов, а также реализация принципа «документы хранятся и передаются только на те серверы, где они необходимы для работы». Документ хранится на сервере офиса только в том случае, если он здесь был создан, либо к нему предоставлен доступ по крайней мере одному пользователю, закрепленному за данным офисом.

Платформа IBM Lotus Domino/Notes позволяет вести одновременно доработку системы и ее тиражирование в территориально удаленные офисы организации. Это принципиально важно для больших проектов, в ходе которых могут возникать дополнительные требования к системе со стороны бизнес-заказчиков разных подразделений и офисов. Платформа имеет механизмы, которые позволяют одновременно обновлять релизы системы в тех офисах, где она уже была установлена, и устанавливать их впервые. Обновление системы во всех офисах территориально-распределенной организации выполняется буквально за ночь.

Администрирование системы облегчает ее интеграция в LDAP-каталогами. Удобство администрирования БОСС-Референта в территориально распределенных организациях обеспечивают также упомянутые выше автоматические механизмы передачи и хранения документов только на тех серверах, где они необходимы для работы.

Архитектура системы и наличие в компании "Аплана" прототипов функциональных модулей по всем направлениям функционирования офисов обеспечивают низкую стоимость развития системы. Возможными направлениями развития являются:

• автоматизация новых бизнес-процессов документационного обеспечения принятия решений средствами модуля «Принятие решений»;
• дополнение системы специализированными модулями, поддерживающими работу офиса (работа с пропусками, командировками, поддержка системы менеджмента качества и т. д.). Это направление реализуется путем модификации имеющихся в компании "Аплана" прототипов модулей, автоматизирующих офисную деятельность, с учетом специфики работы организации-заказчика;
• создание системы юридически значимого документооборота – ЮЗДО. ЮЗДО включает регламент ведения юридически значимого электронного документооборота, СЭД "БОСС-Референт", компоненту "БОСС-Крипто" (разработка компании "Аплана"), а также решения внешних поставщиков – удостоверяющий центр, служба штампов времени, криптопровайдер;
• интеграция системы с бизнес-приложениями и службами заказчика, включая службу поддержки пользователей, ERP-систему и др

Интересные материалы:

• Ubisoft улучшает свое положение
• Wikileaks: онлайн-энциклопедия диссидентских материалов
• "Голден Телеком" подписал договор о сотрудничестве с ирландским Eircom
• The Settlers VI в сентябре
• "Фантом" автоматизировал торговых агентов

все новости