В департаменте сельского хозяйства Вологодской области завершен очередной этап проекта по внедрению системы электронного документооборота "Евфрат-Документооборот", разработанной московской компанией Cognitive Technologies.

Работа с бумажными документами в департаменте сельского хозяйства требовала больших затрат времени, процессы поиска документов, прохождения и контроля стали очень длительными и трудоемкими. С целью повышения эффективности работы с документами руководством было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

В 2005 году департаментом было приобретено 50 лицензий системы, поставщиком выступила вологодская компания "Бизнес-Софт" - официальный партнер Cognitive Technologies в Северо-Западном федеральном округе.

Для внедрения системы была сформирована рабочая группа из специалистов компании "Бизнес-Софт" и администраторов заказчика. На первом этапе проведено обследование существующей в департаменте системы документооборота, выявлены потоки документов и основные маршруты их прохождения. В соответствии с этим обследованием с помощью инструментария "Евфрат-Документооборот" были разработаны регистрационно-контрольные карточки потоков документов.

На следующем этапе была проведена апробация программы в двух структурных подразделениях департамента. В результате были выявлены и устранены недостатки в настройке регистрационно-контрольных карточек и самой схеме организации электронного документооборота. После этого были проведены все необходимые организационные мероприятия - в структурных подразделениях департамента приказом начальника департамента назначены ответственные за электронный документооборот, разработаны временный регламент электронного документооборота и инструкции для пользователей и регистраторов.

В июне 2006 года система электронного документооборота была запущена в опытную эксплуатацию. Переход от бумажного к электронному документообороту осуществлялся постепенно. Вначале была автоматизирована работа только с одним потоком документов - входящей корреспонденцией, а потом добавлены остальные. Предварительно для сотрудников департамента было проведено обучение работе в системе.

Интересные материалы:
• i-City: город в стиле Hi-Tech
• Netgear объявляет Roadshow
• Более 60 млн. устройств с аппаратной защитой к 2013 году
• АПК России нужна единая информационная система
• Москва: чиновников свяжут одной системой

все новости