В департаменте сельского хозяйства Вологодской области завершен очередной этап проекта по внедрению системы электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот», разработанной компанией Cognitive Technologies.

Агропромышленный комплекс является одним из наиболее крупных и важных секторов экономики Вологодской области. На долю сельского хозяйства приходится около 7% основных фондов, 10% численности занятого населения, 11% валового регионального продукта, около 40% производимых в области товаров народного потребления. В задачи департамента сельского хозяйства входят определение и разработка приоритетных направлений социально-экономического и научно-технического развития отраслей агропромышленного комплекса в регионе. В департаменте работает 90 сотрудников, 83% сотрудников обеспечены компьютерами, создана и функционирует локальная вычислительная сеть.

Работа с бумажными документами в департаменте сельского хозяйства требовала больших затрат времени, процессы поиска документов, прохождения и контроля стали очень длительными и трудоемкими. С целью повышения эффективности работы с документами руководством было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Среди существующих систем электронного документооборота была выбрана система «ЕВФРАТ-Документооборот» как оптимальная в соотношении цены и качества. В 2005 году департаментом было приобретено 50 лицензий системы, поставщиком выступила компания "Бизнес-Софт" — официальный партнер Cognitive Technologies в Северо-Западном федеральном округе.

Для внедрения системы была сформирована рабочая группа из специалистов компании "Бизнес-Софт" и администраторов заказчика. На первом этапе проведено обследование существующей в департаменте системы документооборота, выявлены потоки документов и основные маршруты их прохождения. В соответствии с этим обследованием с помощью инструментария «ЕВФРАТ-Документооборот» были разработаны регистрационно-контрольные карточки потоков документов.

На следующем этапе была проведена апробация программы в двух структурных подразделениях департамента. В результате были выявлены и устранены недостатки в настройке регистрационно-контрольных карточек и самой схеме организации электронного документооборота. После этого были проведены все необходимые организационные мероприятия — в структурных подразделениях департамента приказом начальника департамента назначены ответственные за электронный документооборот, разработаны временный регламент электронного документооборота и инструкции для пользователей и регистраторов.

В июне 2006 года система электронного документооборота была запущена в опытную эксплуатацию. Переход от бумажного к электронному документообороту осуществлялся постепенно. Вначале была автоматизирована работа только с одним потоком документов — входящей корреспонденцией, а потом добавлены остальные. Предварительно для сотрудников департамента было проведено обучение работе в системе.

Как сказал начальник департамента сельского хозяйства Вологодсткой области: “На данном этапе внедрения системы полностью компьютеризирована регистрация входящей корреспонденции. Результатом внедрения системы ЕВФРАТ-Документооборот является повышение исполнительской дисциплины, сотрудники департамента получили возможность оперативного доступа к документам.” Техническую поддержку системы осуществляет компания "Бизнес-Софт".

Интересные материалы:
• Московская регистрационная служба выбирает поставщика оборудования
• Русский клиент НР достал компанию через суд
• Сайты "развития карьеры" покорили Европу
• "Мегафон" даст новым абонентам бесплатный GPRS-интернет
• Интегрированная система обеспечения безопасности будет использована в ЖКХ

все новости