В связи с усложнением в 2005 году организационной структуры «Дуглас Консалтинг», а именно - с увеличением числа дочерних компаний, возникла необходимость в оптимизации ведения делопроизводства и документооборота, обеспечении оперативного контроля прохождения документов и их исполнения. Требовалась автоматизация данных процессов. Причем система автоматизации должна была быть масштабируемой, гибкой, способной работать в территориально-распределенной среде: не только в головном офисе, но и филиалах.

В качестве программного решения для реализации поставленной задачи была выбрана разработанная компанией «ИнтерТраст» СЭД «CompanyMedia-Делопроизводство», с помощью которой можно автоматизировать широкий спектр процессов: ведение делопроизводства, документооборота, информационную поддержку бизнес-процессов.

Проект внедрения стартовал в конце 2005 года и включал несколько этапов: информационное обследование документооборота компании, обучение пользователей и технических специалистов работе с системой, конфигурация, установка, настройка системы, запуск ее в опытную, а затем промышленную эксплуатацию. Все работы выполнялись совместно сотрудниками «ИнтерТраст» и специалистами «Дуглас Консалтинг».

Изначально, на пилотном этапе, с помощью «CompanyMedia-Делопроизводство» было автоматизировано 20 рабочих мест в головном офисе компании. На сегодняшний день в системе работает более 80 сотрудников службы документационного обеспечения управления, руководителей и менеджеров «Дуглас Консалтинг» и некоторых его дочерних компаний.

В СЭД «CompanyMedia-Делопроизводство» осуществляются такие работы, как: прием, учет, регистрация, распределение входящей корреспонденции, контроль ее исполнения, создание внутренних, исходящих и организационно-распорядительных документов, согласование, направление их на подпись и регистрацию, контроль исполнения, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, поиск документов по реквизитам и содержанию и др.

Эксплуатация новой СЭД позволила исключить потерю документов, уменьшить время на их создание, согласование, поиск и др. Контроль движения документов позволяет в любой момент времени узнать, у кого, на какой стадии работы находится документ. Схемы документооборота как внутри, так и между компаниями стали более четкими,

В 2007 году в эксплуатацию будет введена система «CompanyMedia-Договоры», автоматизирующая работу с договорами. Ее использование позволит сократить время на создание, согласование, подписание договоров, наладить оперативный контроль их исполнения, организовать структурированное их хранение.

УК «Дуглас Консалтинг» предоставляет широкий спектр услуг в области управленческого консалтинга, оценки и управления проектами, финансового и юридического аудита; управляет 37 компаниями в России с общим оборотом около $1,5 млрд в год.

Интересные материалы:

• МТТ открывает представительство в Кемеровской области
• Iskratel поставит оборудование NGN в Боливию
• Телемедицина пришла в Заполярный край
• Малайзия готовится получить Су-30МКМ
• HTTPS не защищает от фишинга

все новости